ビジネスで詫び状が必要なのは相手から抗議や苦情をいわれた場合です。
電話などですぐ誤っても、自分に落ち度があった場合や相手、苦情の内容などによっては文書として書くほうがいい場合が多いです。
相手の誤解で苦情を言われる場合もありますが、誤解されるような態度や言葉があったかもしれないと反省しましょう。
自分の側に落ち度があった場合は、なるべく早く詫び状を出す必要があります。
落ち度を認めているなら素直にお詫びをし、弁解やいいわけなどは書かないようにします。
まだ事実関係がはっきりしていないときは一応お侘びをして、事実関係の調査を行い、その報告をします。
ただ謝るだけではなく、すぐに対応できる場合には対応します。
例えば納期が遅れているとき、請求金額が間違っていた場合、不良品を送ってしまったというときなどは詫び状を送るとともに早く対処すれば誠意が伝わり相手の気持ちを少しはやわらげることができます。
また、事実関係を調査して自分側の言い分があった場合は主張してもいいでしょう。
ただし自分の落ち度を隠すために主張していると思われると関係が悪化することもありますので注意しましょう。
また、メールでいいのか、手書きのものか、パソコンでプリントアウトでいいのかその詫び状の内容などを考えて適切な方法を選びます。
【リンク集】
詫び状情報サイト