詫び状を書くときの一番のポイントは、謝罪の言葉をメインにする、ということです。
ビジネス文書の場合、始末書と区別がつきにくい場合もあるかもしれませんが、あくまで相手にいろいろな形での迷惑をかけたことを謝罪するという構成にします。
そして、謝罪することで相手との関係をなるべく元に戻すということが前提です。
ですから、とにかく誠心誠意をこめて書きましょう。
といっても大げさな言葉を羅列すればいいというわけではなく、的確な言葉をプライベートかビジネスかによって使い分けましょう。
とってつけたような、どこかの文例からそのまま書き写したのではさらに相手を怒らせてしまうことにもなりかねません。
また、詫び状を出すタイミングも大事です。
とにかく自分にミスがあったのなら、気が付いた時点で相手から何も言われていなくても詫び状を出しましょう。
ビジネスの侘び状の場合は時候のあいさつなどは略してもかまいません。
といっても最低限の頭語と結語はもちろん必要です。
重大な間違いの場合や急ぎの場合は略することで一刻も早い詫び状として自分の誠意を伝えることができます。
電話でひとまず侘びたり、事後処理などを済ませた後にだす場合は一般的なビジネス文書として時候のあいさつなどを書きましょう。
【リンク集】
詫び状情報サイト