手紙で詫び状を書く場合、特に目上の相手、礼儀をつくさなくてはいけない立場の相手などへの侘び状は手紙がいいと思われます。
そのときに使うのは縦書きの便箋と縦の封筒。
白地のものが正式なものとなります。
詫び状の書式は一般的なていねいな手紙の書式と同じです。
まずは頭語から始まる前文です。
頭語というのは前文の頭に使う言葉で「拝啓」などがあります。
結語との組み合わせにルールがあります。
よく使われるのは「謹啓」と「謹白」、「拝啓」と「敬具」「前略」と「草々」の組み合わせです。
頭語のつぎには一文字空白にして前文の季節の言葉や相手の安否を気遣う言葉、ご無沙汰であることなどを書きます。
ビジネスの詫び状であれば「拝啓 時下ますますご清祥の御事とお喜び申し上げます。平素は格別なお引き立てを賜り、厚く御礼申しあげます。」という書き出しになります。
頭語などを省いて急いで出す場合には「急啓」または「取り急ぎ申しあげます」から始めて結語は「敬具」や「敬白」などで結びます。
プライベートの詫び状の場合は「先日は○○し、大変ご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。」から書き始めることもあります。
親しい友人の場合はあまり形式ばった形にしすぎると逆に謝罪の気持ちが届きにくく感じられます。
素直な言葉で、ただ丁寧に謝ります。
【リンク集】
詫び状情報サイト