詫び状といえば文書ですが、今は連絡の手段がいくつかあります。
手紙、電話、メールです。
どの手段にするか迷うことも多いですね。
今までは手紙が正式なものとして電話はいまいち礼儀にかけるといった印象もありましたが、現在ではメールも普及していますので、それぞれマナー違反かどうか覚えておくと便利です。
いいところと不便なところもあります。
まず手紙ですが、いいところは「ていねいなところ」です。
相手のことを考えると電話だと都合もありますし、メールだと確実に読んでもらえたかわかりません。
その点、手紙は相手に一番負担にならない連絡手段といえます。
手書きであればなおさら、詫び状として心が伝わります。
一方着くまでに時間がかかるし相手の反応がすぐにわからないところが欠点です。
次に電話ですが、最も即効性がある手段です。
相手の口調もわかりますのでその場に応じて対処できます。
欠点は相手の都合が今いいのかわからないところです。
「今、お話させていただいても大丈夫ですか」とはじめに伺うといいですね。
また、こちらのいいたいことがすべて伝わるかどうかは少し疑問です。
論点がずれていたり、伝えたつもりが相手には違う解釈をされていたということもあります。
また、言った、言わないというトラブルにもなります。
【リンク集】
詫び状情報サイト